Bidraget från de av Kulturkontakt Nord förvaltade Nordiska ministerrådets (NMR) program till ditt projekt kan utbetalas efter att du har godkänt ett elektroniska kontrakt i fyra delar, som gäller följande områden:
1. Allmänna villkor
2. Ekonomiska villkor
3. Villkor för rapportering och redovisning
4. Information och kommunikation
Då du accepterar kontraktet bekräftar du att du godkänner Kulturkontakt Nords villkor för bidraget. Samtidigt bekräftar du att övrig finansiering är på plats och att projektet kan genomföras enligt de planer som beskrivits i ansökningen.
Den första utbetalningen av bidraget sker efter att Kulturkontakt Nord mottagit bekräftelse på att du accepterat Kulturkontakt Nords villkor för bidraget samt kontrollerat mottagarens bankuppgifter.
Kulturkontakt Nords villkor för bidraget:
1. Allmänna villkor
Bidrag får endast användas till de ändamål och inom den tidsram som bidraget blivit beviljat för. Vid eventuella förändringar i projektet bör du snarast möjligt informera Kulturkontakt Nord om de ändrade förhållandena och skriftligen be om Kulturkontakt Nords godkännande av förändringar i projektets ändamål och/eller tidsram. Ifall Kulturkontakt Nord inte på förhand har godkänt förändringarna i projektet kan det leda till att bidraget helt eller delvis skall återbetalas.
Offentlighetsregler
All information om ansökningar, beviljade medel och slutrapporter mm. är offentlig och kan presenteras på Kulturkontakt Nords webbsida eller på annat sätt.
Bortfall av beviljade medel och krav om återbetalning
Ifall du inom ett år från beviljningsbrevet inte har begärt utbetalning är beviljningen inte längre giltig och annulleras.
Har bidraget inte använts i enlighet med Kulturkontakt Nords villkor bortfaller bidrag som ännu inte har utbetalats och utbetalat bidrag kan komma att krävas åter. Uppfylls inte krav om återbetalning överlämnar Kulturkontakt Nord ärendet till inkasso.
Särskilda villkor för residensmodulen
Bidraget skall användas för att täcka kostnader för stipendier till 2- 4 konstnärer från de nordiska länderna. Stipendierna skall täcka resekostnader och uppehälle för två (2) månader, men kan även i viss mån användas för att täcka direkta materialkostnader för konstnärernas arbete. Residenscentren skall själva, i enlighet med sina respektive kriterier, stå för valet av konstnärer. Bidraget kan inte användas för administrativa kostnader.
Residenscentren har ansvaret för att själva utreda domicillandets beskattningsregler för dessa stipendier.
2. Ekonomiska villkor
Bidraget rekvireras via ansökarens profil i Kulturkontakt Nords ansökningsdatabas
Organisationens namn, organisationsnummer och konto skall anges. Ifall ett sådant konto inte finns och projektets ekonomi sköts via en privatpersons konto, måste fullständigt namn och personnummer på alla ansvarspersoner i gruppen meddelas till KKN på info [at] kknord.org. Dessa uppgifter rapporteras till de nationella skattemyndigheterna.
Ifall projektledare/kontaktperson ändras skall detta omedelbart meddelas till Kulturkontakt Nord.
Bidragsmottagaren har ansvaret för att för eventuella löner och arvoden erlägga skatter och avgifter enligt reglerna i bidragsmottagarens/projektets domicilland.
Bidraget utbetalas i två eller tre rater beroende på bidragets storlek.
Utbetalning i två rater (bidrag på upp till 30.000 euro):
- Första raten på 85 % utbetalas då Kulturkontakt Nord har mottagit bankuppgifter och organisationsnummer/personnummer
- Andra raten på 15 % betalas ut då Kulturkontakt Nord godkänt slutrapport och projektets räkenskaper
Utbetalning i tre rater (bidrag på över 30.000 euro):
- Första raten på 45 % utbetalas då Kulturkontakt Nord har mottagit bankuppgifter och organisationsnummer/personnummer
- Andra raten på 40 % betalas ut då Kulturkontakt Nord godkänt statusrapporten, som skall sändas till KKN när projektet har kommit halvvägs
- Tredje raten på 15 % betalas ut då Kulturkontakt Nord godkänt slutrapport och projektets räkenskaper
Projektöverskott
Uppvisar räkenskaperna ett överskott förbehåller sig Kulturkontakt Nord rätten att dra av detta överskott från de resterande 15 % av bidraget och eventuellt kräva återbetalning av en del av det utbetalade bidraget. Kulturkontakt Nords andel i ett eventuellt överskott motsvarar Kulturkontakt Nords andel i projektets totala finansiering.
3. Rapportering och redovisning
Statusrapport
Vid bidrag på över 30.000 euro kan andra raten betalas ut först när Kulturkontakt Nord har mottagit och godkänt en statusrapport. Statusrapporten sändes elektroniskt via inloggning till bidragsmottagarens profil på Kulturkontakt Nords ansökningsdatabas.
Statusrapporten skall innehålla en redogörelse för hur projektet framskridit samt räkenskaper i den valuta som projektet använder för sin bokföring.
Rapporten skall innehålla upplysningar om eventuella ändringar i projektets:
- administration (projektansvarig och projektledare)
- innehåll, genomföring och tidsplan
- utgifter och intäkter
- informationsplan
- annan relevant information
Slutrapport
Slutrapporten och räkenskaperna skall sändas in snarast möjligt och senast inom 3 månader efter projektets slutdatum. Projektets slutdatum är den tidpunkt som anges i ansökningen, förutsatt att Kulturkontakt Nord inte har godkänt en ändring av denna tidpunkt. Slutrapporten skall innehålla en beskrivning av projektet och dess resultat, samt som bifogad fil projektets räkenskaper i den valuta som projektet använt för sina räkenskaper. Slutrapporten och räkenskaperna skall levereras elektroniskt till Kulturkontakt Nord via inloggning till bidragsmottagarens profil i Kulturkontakt Nords ansökningsdatabas.
Om du enbart fått vistelsestöd i mobilitetsmodulen behöver inte räkenskap ingå i slutrapporten.
Redovisning
För bidrag på upp till 30.000 euro krävs ingen revision av projektets räkenskaper.
För bidrag på över 30.000 euro skall räkenskaperna revideras och intygas av en godkänd revisor.
Danmark: Registreret revisor.
Finland: GRM-revisor (av Handelskammaren i Finland godkänd revisor).
Island: Löggiltur endurskoðandi.
Norge: Registrert revisor.
Sverige: Godkänd revisor.
Kulturkontakt Nord tillåter att statliga/kommunala institutioners ekonomiavdelningar (ekonomichefer eller motsvarande) intygar räkenskaperna i sådana fall där projektförvaltningen sköts av institutioner som använder kommunalt eller annat offentligt revisionsorgan. Särskild revision krävs inte heller för projekt där bidragsmottagaren är en institution som rapporterar direkt till Nordiska Ministerrådet.
Kulturkontakt Nords räkenskaper granskas av Riksrevisionen i Finland.
Bidragsmottagaren skall inte sända originalkvitton till Kulturkontakt Nord. Detta kontrakt, räkenskaperna och kvitton bör sparas i så många år som det föreskrivs av myndigheterna i bidragsmottagarens domicilland. Kvittona kommer även att behövas vid de stickprov som Kulturkontakt Nord kommer att utföra.
Rapporterna och räkenskaperna skall namnges enligt ansökningens ID-nummer.
4. Information och kommunikation
Nordiska Ministerrådet förutsätter att alla projekt som mottagit bidrag från NMRs program informerar om detta i allt material som publiceras i tryckt eller elektronisk form. Nordiska Ministerrådets logo kan laddas ned i olika format från hemsidan (www.kknord.org > Pressrum > NMR logotyp).
Länkar till projektens hemsidor skall sändas till Kulturkontakt Nord som har rätt att lägga dessa på sina webbsidor.
Friexemplar
Publikationer, CD-skivor, tidskrifter, CD-ROM-skivor osv. som produceras med bidrag från Kulturkontakt Nord skall sändas in i två (2) exemplar. I vissa fall kan Kulturkontakt Nord ha intresse av att få tillsänt flera exemplar och särskild kontakt tas då om detta.
Dessutom önskar Kulturkontakt Nord att övrigt material, t.ex.dokumentation i form av bild- och/eller ljudfiler, publikationer, recensioner etc. bifogas i rapporterna.
Om inte annat uppges kan Kulturkontakt Nord utan skild ersättning använda insänt material i sitt informationsarbete t.ex. Kulturkontakt Nords ansökningsdatabas och webbsidor eller i annat informationsmaterial som omtalar Kulturkontakt Nord och de projekt som fått stöd från programmen. Kulturkontakt Nord ansvarar för att för ange källan för allt använt/citerat material.